“그 얘기 못 들었어요”, “오늘 당직이 누구였죠?”, “해피콜 했나요?”, “약은 누가 발주했는지 모르겠어요” 병원 내에서 이런 자주 오가는 대화가 낯설지 않다면 운영 방식을 점검해 볼 필요가 있다.
진료는 점점 전문화되고 병원 규모는 커지고 있지만 의외로 많은 동물병원에서 내부 소통은 아직 ‘단톡방이나 화이트보드, 수기 기록’에 의존하고 있다.
■ 아직도 ‘단톡방’에 기대는 동물병원
실제로 많은 동물병원들이 다음과 같은 방식으로 운영되고 있다
△직원 간 소통은 여전히 단톡방 중심: 업무와 일상 메시지가 섞이고, 퇴사자가 단톡방에 그대로 남아 있는 경우도 흔하다.
△할 일 전달은 화이트보드나 구두 전달: 책임 소재가 불분명해지고, 인수인계 누락도 잦다. △출퇴근·연차 기록은 엑셀로 수작업: 정리는 늘 누군가의 몫이고, 실수도 적지 않다.
작은 병원에서는 어떻게든 돌아가는 방식이지만, 직원이 늘고 병원이 성장할수록 누락·혼선·갈등으로 이어지기 쉽다. 이는 결국 진료 효율 저하와 직원 만족도 하락, 병원 전반의 신뢰도에 영향을 준다.
■ ‘그룹웨어’로 일하는 방식 바꾼다
대부분의 기업에서 기본적으로 사용하는 그룹웨어 시스템(협업툴) 필요성이 이제 동물병원에서도 점차 커지고 있다. 단순한 디지털 전환을 넘어 일의 체계를 만드는 도구이기 때문이다.
·업무 메신저 분리–일과 일상 구분
그룹웨어는 업무 전용 메신저를 통해 공사(公私)를 명확히 구분할 수 있다. 중요한 업무 메시지가 일상 대화에 묻히지 않고, 퇴사자도 자동으로 접근 차단된다. 업무 알림은 퇴근 이후에는 꺼두는 것도 가능하다.
·할 일 체크–누락없는 실행 체계
누가, 언제까지, 무엇을 해야 하는지 명확히 관리할 수 있다. 해피콜, 약 발주, 장비 점검 등 중요한 업무도 체크 리스트로 등록하면 누락 없이 처리할 수 있다. 완료 여부 추적도 가능해 관리자 입장에서도 훨씬 수월하다.
·근태 관리–자동화된 기록 시스템
출퇴근, 연차, 교대 스케줄 등 기존에 수작업으로 관리하던 부분이 자동화된다. 직원별 연차 사용 현황, 야간 당직 스케줄 등도 손쉽게 확인할 수 있어 혼선을 줄일 수 있다.
■ 동물병원 맞춤형 세팅 필요
그렇다면 왜 아직 동물병원에서는 그룹웨어 도입이 보편화되지 않았을까. 이유는 단순하다. 기존의 시스템은 동물병원에 맞지 않기 때문이다.
즉, △병원 내 직군별 역할이 달라 권한 설정이 복잡 △PC 중심이 아닌 수의사·스탭들이 스마트폰으로 일하는 환경 △별도 IT 담당자가 없는 소규모 병원이 많아 초기 세팅 진입장벽이 높다.
이런 현실을 고려해 벳플레이스가 동물병원에 최적화된 패키지를 준비 중이다.
■ 벳플레이스, 그룹웨어 판매 세팅
‘벳플레이스’는 글로벌 580만 사용자가 매일 사용하는 협업 툴 ‘네이버웍스’와 공식 파트너 제휴를 맺고, 동물병원 전용 패키지 형태로 판매 및 도입 세팅을 지원한다.
특히 △동물병원에 꼭 필요한 기능만 구성(복잡한 기능은 제외) △병원 규모·운영 형태에 맞춘 초기 세팅을 벳플레이스가 직접 지원 △별도 IT 지식 없이도 초기 세팅 1시간 이내에 완료 가능한 것이 장점이다.
■ 지금이 그룹웨어 도입 적기
병원 운영 방식은 시간이 지나면 고착화된다. 지금 익숙한 방식이 나중엔 고치기 어려운 비효율이 될 수 있다.
벳플레이스 관계자는 “지금이야말로 앞으로의 병원 운영을 위한 시스템을 갖출 수 있는 가장 좋은 시기이다. 곧, 벳플레이스에서 동물병원 전용 그룹웨어(협업툴) 무료체험을 시작한다”며 “시행착오 없이 병원을 운영하고 싶다면 이번 기회를 활용해 보길 바란다”고 말했다.
